Was Ihre Abteilung wirklich Geld kostet – und was keiner sieht

Unsichtbare Kosten und verschwendete Arbeitszeit

Verschwendete Arbeitszeit? Gibt es bei Ihnen nicht. Unsichtbare Kosten – was soll das sein? Sie kennen Ihre Kostenblöcke ganz genau!

Sind Sie sich sicher?

Was Ihre Mitarbeiter auf dem Gehaltszettel stehen haben und wie hoch die Lohnnebenkosten sind, wissen Sie. Ebenso kennen Sie die Höhe Ihrer üblichen Betriebsausgaben für Ausstattung und Instandhaltung, Lizenzen, Energie und Verbrauchsmaterialien. Daneben verantworten Sie Budgets für Anschaffungen, Marketing und verschiedene andere Projekte.

Doch was ist mit den Kosten, an denen kein Preisschild hängt? All die unsichtbaren Kosten, die in keinem Budget und auch in keiner Bilanz auftauchen? Und für die Ihre Kunden nicht bereit sind zu bezahlen?

Um einige von diesen unsichtbaren Kosten kümmern wir uns jetzt und machen Ihnen Vorschläge, wie Sie diese senken können.

Los geht’s!

Stoppt den Meetingwahnsinn

Wie viele Stunden verbringen Sie in einer normalen Arbeitswoche in Meetings und Besprechungen? Laut dem Harvard Business Review sind es bei Managern durchschnittlich rund 23 Stunden. Pro Woche! Die spontanen Gespräche zu Arbeitsthemen, die sich häufig ergänzend zwischen Tür und Angel ergeben, nicht eingerechnet.

Hand aufs Herz: Wie viele dieser ca. 23 Stunden bringen Ihnen und Ihren Arbeitszielen wirklich etwas? Schaut man in die Manager-Umfrage des Harvard Business Review, sind 65 Prozent der befragten Führungskräfte der Meinung, dass Meetings sie von ihrer tatsächlichen Arbeit abhalten. Und 71 Prozent finden, dass sie in ineffizienten Meetings sitzen. Wenn das mal keine verschwendete Arbeits- und Lebenszeit ist.

Was können Sie tun?

• Hinterfragen Sie die Notwendigkeit Ihrer Meetings – und regen Sie diesen Prozess auch bei Ihren Mitarbeitern an. Braucht es Meeting X, Y und Z tatsächlich oder kann das eine oder andere ersatzlos gestrichen werden? Im Leben werden wir dauernd mit Veränderungen konfrontiert. Das kann man gerne auch auf die Meetingkultur anwenden. Lassen Sie Altes gehen und machen Sie Platz für Neues. Und sollte sich tatsächlich zeigen, dass ein Abspracheformat fehlt, richten Sie unkompliziert ein neues ein.

• Sehen Sie Meetings als etwas Lebendiges. Es ist keine Totenwache für Themen, die ihre beste Zeit hinter sich haben, sondern ein aktiver Austausch. Am besten ein reger Schlagabtausch der besten Argumente und Ideen. Wenn Sie regelmäßig gähnen müssen, ist das Ihr Signal, dass Sie die Sinnfrage stellen oder die Zusammenstellung der Meetingteilnehmer verändern müssen. Und: bloßes Reporting ist kein Meetinggrund. Dafür gibt es Dashboards, die sich jeder nach Bedarf ansehen kann.

• Halten Sie den Teilnehmerkreis klein, d.h. bei maximal 7 Teilnehmern. Laut dem Microsoft Work Trend Index 2022 berichteten die Befragten zu mehr als 60 %, dass die Themen bei einem Kreis von 8 Teilnehmern zum Großteil keine Relevanz für sie haben. Und Mitarbeiter ohne konkrete Verantwortung für die meetingrelevanten Themen gehören ebenfalls nicht in die Veranstaltung. Oder haben Sie Lust, sich regelmäßig Beiträge von Mitarbeitern anzuhören, die die Zusammenhänge zu einem Thema gar nicht kennen und nur ihre Meinung kundtun?

• Treffen Sie die Entscheidungen, die im jeweiligen Meeting anstehen, umgehend. Niemand hat Zeit und Lust, Woche für Woche um denselben Punkt herum zu kreisen, ohne dass es vorwärts geht.

• Fordern Sie die zügige Umsetzung der besprochenen Punkte ein - auch von sich selbst.

• Schaffen Sie, wo immer möglich, Meetingprotokolle ab. Annähernd niemand liest sie wirklich. Die Meetingteilnehmer sind sehr wohl in der Lage, sich ihre To-dos zu notieren. Und der arme Tropf, der protokollieren muss, kann doch sicher etwas Sinnvolleres für das Unternehmen tun. Das Unternehmen soll schließlich Gewinne schreiben, keine Protokolle.

• Ändern Sie Ihren Blickwinkel: Ein Unternehmen ist eine Kundenveranstaltung, keine Meetingveranstaltung. Mit dieser Haltung bekommen Meetings eine ganz neue Bedeutung.

  
  

Was bekommen Sie dafür?

Mehr Zeit, um Ihre Arbeit zu tun, Ihre Projekte voranzutreiben, sich um Ihre Mitarbeiter und vor allem um Ihre Kunden zu kümmern. Gelassenere Mitarbeiter, die nicht von Meeting zu Meeting hetzen. Und einen entspannteren Feierabend, weil Sie Ihre Arbeitszeit deutlich besser nutzen können und nicht (so viel) nacharbeiten müssen.

Analog können Sie gerne bei unkonkreten Projekt-Calls, Workshops, bei denen am Ende nur Post-its an der Wand kleben und anderen Zusammenkünften ohne genauen Sinn und Ziel verfahren.

Kampf der E-Mail-Flut

Jeden Tag werden Führungskräfte von einer wahren E-Mail-Flut überrollt:  Status-Updates von Projekten, Analysen und Reportings, Problemmeldungen und Terminanfragen, Freigabebitten und Feedbackschleifen, Kunden- und Lieferantennachrichten, Projektanfragen und Newsletter, FYI-Mails und noch einiges mehr. Derart vollgeramschte Postfächer fressen Zeit. Konkret sind es laut der AKAD University täglich rund 163 Minuten, die für die Bearbeitung von E-Mails aufgewendet werden. 2 Stunden und 43 Minuten pro Tag! Das sind bei 5 Arbeitstagen sagenhafte 815 Minuten oder gut 13,5 Stunden. Das bedeutet, Sie und auch alle Ihre Mitarbeiter sind jeweils mehr als anderthalb Arbeitstage pro Woche nur mit E-Mails beschäftigt.

Was können Sie tun?

• Halten Sie es mit Ihrem E-Mail-Postfach wie mit Ihrem Briefkasten zuhause. Kleben Sie, zumindest gedanklich, einen „Stopp, keine Werbung!“-Aufkleber auf Ihr E-Mail-Postfach. Landet trotzdem Werbung im Posteingang, löschen Sie sie. Uninteressante Nachrichten: ab in den Müll. Newsletter, die Ihnen keinen Mehrwert bieten: abbestellen – Sie werden nichts Weltbewegendes verpassen. Lesen und bearbeiten Sie nur wirklich wichtige E-Mails. Alles andere kann weg.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen wissen, dass Sie so verfahren. Auch wenn dafür erstmal keine Gegenliebe zu erwarten ist, so sind doch alle im Bild. Nachahmer und Respekt für Ihre Entscheidung folgen später.

• Wenn Sie selbst E-Mails schreiben, fragen Sie sich: „Kann der Empfänger ohne diese E-Mail weiterarbeiten?“ Ja? Dann hören Sie auf zu schreiben und schicken Sie die Nachricht nicht ab. Nein? Bitte senden.

• Teilen Sie Ihre neue Haltung mit Ihrem Team und legen Sie gemeinsam sinnvolle E-Mail-Spielregeln fest.

  Zum Beispiel:

  1) Wir schicken nur E-Mails, die für den Empfänger wirklich wichtig sind.

  2) Wir halten den Verteiler so klein wie nur irgend möglich und verzichten darauf, „sicherheitshalber“ alle, die es irgendwie betreffen oder interessieren könnte, ins Bild setzen zu wollen. Nicht so viele wie möglich, sondern so wenige wie nötig.

  3) Wir schicken keine Dateien. Dafür richten wir lieber einen zentralen Ablageort ein. (Das beugt auch gleich Doppelstrukturen und mühseligem Suchen vor.)

  4) Wenn das Schreiben, Lesen und Beantworten der E-Mail länger dauern als eine mündliche Abstimmung, greifen wir lieber zum Hörer oder gehen direkt zum Kollegen.

• Priorisieren Sie E-Mails, die sich tatsächlich mit dem Kunden auseinandersetzen. Etwas Sinnvolleres können Sie mit Ihren E-Mails kaum machen.

  
  

Was bekommen Sie dafür?

Freude am Öffnen Ihres E-Mail-Postfaches. Ein bewältigbares E-Mail-Aufkommen und das Gefühl „Ich hab‘ es im Griff“. Zeit für wichtigere Aufgaben. Und Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, die gut für die Stimmung im Team sind.

Doppelt hält besser?

Ob digital oder analog: Doppelstrukturen finden sich an unzähligen Stellen. Verschiedene Abteilungen pflegen Kundendateien an unterschiedlichen Orten, am liebsten in unzähligen Exceldokumenten. Marketing und Vertrieb erstellen in stundenlanger Detailarbeit unabhängig voneinander eigene Präsentationen mit fast identischem Inhalt. Mehrere Abteilungen haben dieselben Mitarbeiterhandbücher an verschiedenen Orten abgelegt. Projektteams führen diverse To-Do-Listen und nutzen für ähnliche Aufgaben vollkommen verschiedene Tools. Jede Abteilung baut ihre eigene Kennziffernübersicht und die Führungskraft oder Unternehmensleitung muss sich mühevoll irgendwie einen Gesamtüberblick verschaffen.

Doppelstrukturen kosten reichlich Zeit und damit Geld. Nicht nur, weil Arbeiten teilweise doppelt gemacht werden, sondern auch, weil das Zusammensuchen von Informationen, die mal hier und mal dort abgelegt sind, häufig vergeudete Arbeitszeit bedeutet. Knapp 20 % ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter laut der AKAD University heutzutage mit dem Aufspüren von Papieren und Dateien, also einen ganzen Tag pro Woche.4

Was können Sie tun?

• Erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern einen zentralen Ablageort für Dokumente, auf die alle relevanten Personen Zugriff haben. Und sorgen Sie gemeinsam für eine übersichtliche und nutzerfreundliche Struktur dieses Ablageortes.

• Regen Sie abteilungsübergreifende Ablageorte an. Wieso eine Präsentation doppelt erstellen, wenn man auf eine vorhandene zurückgreifen kann? Das gleiche gilt für Mitarbeiterhandbücher.

• Sorgen Sie für ein nutzerfreundliches CRM-System, sodass diverse Exceltabellen überflüssig werden.

• Halten Sie die Zahl an Software-Tools klein. Und wenn Sie etwas Neues brauchen, hören Sie sich erstmal im Unternehmen um, was schon in anderen Abteilungen genutzt wird. Das spart Neuanschaffungskosten und bei Problemen sitzen vielleicht schon Experten im Haus.

• Machen Sie sich für ein gutes Dashboard stark. Es hilft Ihnen, Ihren Mitarbeitern und der Unternehmensleitung, einen guten Überblick zu gewinnen.

• Fragen Sie sich, welche dieser Strukturen, ob doppelt oder nicht, dem Kunden wirklich dienen. Alle, die es nicht tun, können Sie gleich mit verabschieden.

  
  

Was bekommen Sie dafür?

Mehr Zeit für Wesentliches anstatt für Endlossuchaktionen. Einen besseren Überblick über Ihre Abteilung. Und eine verbesserte Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Und sie warten und warten und warten

Wer kennt das nicht: Man hat seiner Führungskraft eine E-Mail mit einer Freigabebitte gesendet und wartet. Und wartet. Und wartet. Nicht Stunden, sondern Tage. Oder ein Projekt braucht die Zuarbeit mehrerer Stellen, von denen sich nicht alle an Deadlines halten. Dann heißt es wieder warten, nachhaken, warten. Oder ein wichtiger Meetingteilnehmer kommt 5 Minuten zu spät und alle anderen haben auf ihn gewartet.

Warten statt Arbeiten kommt immer wieder vor. Zwar ist nicht jede Leerlaufzeit per se schlecht, aber das Andere-auf-sich-warten-lassen kostet Zeit, Geld und Nerven.

Was können Sie tun?

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen nicht warten. Weder bei Freigaben und wichtigen Abstimmungen noch bei anberaumten Terminen. Ihren Chef würden Sie doch auch nicht warten lassen.

• Fordern Sie von Ihrem Team und den Kollegen aus anderen Abteilungen zeitnahe Rückmeldungen und Termintreue. Das geht aber nur, wenn das umgedreht auch für Sie selbst gilt.

• Starten Sie Meetings pünktlich. Der Zuspätkommer hat Pech. So läuft das in der Erwachsenenwelt.

• Bei Zweiergesprächen können Sie bei der ersten kleinen Verspätung Ihres Gegenübers entgegenkommend sein. Oder einen neuen Termin anberaumen.

• Werfen Sie mit Ihren Mitarbeitern, besonders mit denen, die andere warten lassen, einen Blick auf die Kundenseite. Welcher Kunde wäre bereit, tagelang auf Freigabemails und Zuarbeiten zu warten? Oder auf unpünktliche Gesprächspartner? Und wären Sie als Kunde zu so viel Warterei bereit?

Was bekommen Sie dafür?

Respekt. Einen guten Ruf, was Ihre Verlässlichkeit angeht. Und das gute Gefühl, in diesem Punkt Ihren eigenen Ansprüchen gerecht zu werden.

Wenn Sie unsere Vorschläge umsetzen, haben Sie Vieles gewonnen. Am meisten viel Zeit. Zeit, die Sie der Hauptperson im Unternehmen widmen können: Ihrem Kunden. Also, rufen Sie ihn an!

Diese Studien haben wir für unser Zahlenwerk hinzugezogen:

AKAD University: Arbeitswelten im Wandel, 2022.

Harvard Business Review: Stop the Meeting Madness, 2017.

Microsoft: Work Trend Index 2022.4