Was kostet Ihre Abteilung wirklich?

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, ob Sie wirklich wissen, welche Kosten in Ihrer Abteilung anfallen? Oder Sie hatten ein Gespräch mit Ihrem Chef und er deutete an, dass sich Ihre Abteilung nicht rechnet. Und Sie fragen sich jetzt: Wie teuer ist meine Abteilung überhaupt?

Dann wird es Zeit, dass Sie für Klarheit sorgen und sich einen Überblick verschaffen. Das geht am besten, indem Sie gleich in die Zahlen einsteigen.

Bild: iStock.com/RichVintage

Die Grundlage liefert die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie macht sichtbar, welche Erlöse und Kostenblöcke im gesamten Unternehmen anfallen. Wer verstehen will, wie teuer seine Abteilung wirklich ist, muss wissen, wie groß der Anteil an den Unternehmenskosten für die eigene Abteilung ist.

Dabei werden zwei Kostenblöcke unterschieden:

1.       direkte Kosten und

2.      indirekte Kosten.

Die direkten Kosten sind alle Kosten, die Ihrer Abteilung einfach zugeordnet werden können. Dazu zählen:

• Die Personalkosten aller Mitarbeiter in Ihrer Abteilung, konkret die Gehälter und Sozialabgaben.

• Die Raumkosten für die Büros oder Arbeitsbereiche Ihrer Abteilung.

• Die Sachkosten, die unmittelbar in Ihrer Abteilung anfallen, z. B. Arbeits- und Verbrauchsmaterialien, Dienstwagen, die Sie und Ihre Mitarbeiter nutzen, Reisekosten, spezifische Softwarelizenzen und Marketingausgaben, die ausschließlich Ihrer Abteilung zugute kommen.

• Die Kosten für Maschinen oder Geräte, die ausschließlich von Ihrer Abteilung genutzt werden.

Etwas kniffeliger verhält es sich bei den indirekten Kosten, denn es handelt sich um Gemeinschaftskosten des Unternehmens. Indirekte Kosten sind Aufwendungen, die nicht eindeutig einer einzelnen Abteilung zugeordnet werden können. Sie entstehen für das gesamte Unternehmen und müssen deshalb über Schlüssel verteilt werden, z. B. nach Fläche, Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Hierzu gehören beispielsweise:

• Die Raumkosten, also die anteilige Miete für die Räumlichkeiten, die Ihre Abteilung nutzt, z. B. Gemeinschafts- und Besprechungsräume, Flure, WCs und Küche, und die Ausgaben für Energie, Reinigung und Verwaltung.

• Die Kosten für die zentralen Funktionen im Unternehmen wie die Buchhaltung, den IT-Support, die Personalabteilung, die Assistenzen, die Logistik und die Rechtsabteilung.

• Die Kosten für die höheren Führungsebenen, z.B. die Geschäftsführung.

• Versicherungsbeiträge, betriebliche Steuern, der Fuhrpark (Autos, die nicht explizit einzelnen Personen oder Abteilungen zugeordnet sind) sowie Kosten für diverse Reparaturen und Instandhaltungen.

Diese Kosten sind real und müssen berücksichtigt werden, auch wenn Sie sie als Führungskraft nicht direkt beeinflussen können. Sie fließen in Ihre Gesamtrechnung ein, weil Ihr Bereich ohne diese Leistungen nicht funktionsfähig wäre.

Und woher bekommen Sie die konkreten Zahlen?

1. Die Personalkosten erhalten Sie in der Personalabteilung oder bei der Lohnbuchhaltung.

2. Aufschluss über die Sachkosten für Dienstreisen, Schulungen, Büromaterial und externe Dienstleistungen können Ihnen der Einkauf und die Buchhaltung geben.

3. Die Aufstellung zu Maschinen, Geräten und Software bekommen Sie bei der Anlagenbuchhaltung oder der IT-Abteilung.

   
   

Die indirekten Kosten können Sie der Kostenstellenrechnung entnehmen. Üblicherweise erhalten Sie diese Daten von der Buchhaltung oder dem Controlling. Dort können Sie direkt erfragen, welche Kosten Ihrer Abteilung bzw. Kostenstelle anteilig zugeordnet werden und welcher Verteilerschlüssel angewendet wird.

Die Kosten können Sie nun in einer Übersicht zusammentragen, die beispielsweise so aussehen könnte:

Kostenblock	Position	Betrag (€ / Jahr)
Direkte Kosten	Gehälter + Sozialabgaben	330.000
	Raumkosten (Flächen Ihrer Abteilung)	12.000
	Reisekosten Außendienst	23.000
	Vertriebssoftware-Lizenzen	12.000
	Marketing-Materialien	16.500
Summe direkte Kosten		393.500
Indirekte Kosten	IT-Support (anteilig)	8.000
	Raumkosten für Administration und Gemeinschaftsräume (anteilig)	16.000
	HR-Administration (anteilig)	12.000
	Versicherungen (anteilig)	4.500
	Reparaturen (anteilig)	500
	Buchhaltung / Management (anteilig)	17.500
Summe indirekte Kosten		58.500
Gesamtkosten		452.000

Diese Tabelle können Sie auch auf Monatsbasis zusammentragen, sodass Sie einen guten Überblick über Ihre Kostenstruktur haben.

Ein bunter Strauß an Kosten – und Möglichkeiten

Wenn Sie sich zum ersten Mal auf die Spurensuche zu den Kosten Ihrer Abteilung begeben, werden Sie so manche Überraschung erleben. Vielleicht staunen Sie nicht schlecht, wie viel der freundliche Pflanzenpfleger jeden Monat für seine Gieß- und Düngerunde bekommt oder was das Ausdrucken von zehn A4-Seiten am Leasingdrucker kostet. Auch der Kaffeekonsum kann überraschend deutlich ins Geld gehen und für einige wird der Gedanke, dass ja auch der eigene Chef, die netten Kolleginnen aus der Buchhaltung und der hilfsbereite Empfangsmitarbeiter finanziell von Ihrer Abteilung mitgetragen werden müssen, erstmal befremdlich sein.

Doch nachdem Sie sich schwarz auf weiß mit den Zahlen auseinandergesetzt haben, eröffnen sich Ihnen wertvolle Möglichkeiten.

Vielleicht kennen Sie den Werbespot eines Softwareanbieters aus den 1990er Jahren? Ein junger Mann läuft fröhlich pfeifend den Büroflur entlang und singt „Ich hab‘ nen Cent gespart, ich hab‘ nen Cent gespart!“ Er begegnet zwei Managern und ruft ihnen beschwingt zu: „Pro Transaktion habe ich 1 Cent gespart“. Die beiden belächeln ihn erst und laufen irritiert weiter. Da bleibt der eine Manager plötzlich stehen und sagt, mit Ehrfurcht in der Stimme, zum anderen: „Wir haben 100 Millionen Transaktionen pro Jahr!“

Was auf den ersten Blick ein verschwindend geringer Betrag ist, kann sich auf den zweiten Blick als richtig dicker Fisch entpuppen. Werfen Sie Ihr Netz aus und schauen Sie, wo in Ihrer Abteilung und auch im gesamten Unternehmen jeden Tag aufs Neue Kosten entstehen, die nicht notwendig sind.

Holen Sie Ihr Team an Bord und schärfen Sie das Kostenbewusstsein. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wo bereits Kostenmonster lauern und lassen Sie sie mitsuchen. Sie werden gemeinsam viele Einspar- und Optimierungsmöglichkeiten zusammentragen und Ihre Mitarbeiter werden die Veränderungen mit Verständnis und Freude angehen.

Und lassen Sie auch Ihre Führungskräftekollegen und Vorgesetzten an Ihren neuen Erkenntnissen, Maßnahmen und Optimierungsvorschlägen teilhaben. Die Anerkennung wird Ihre sein.

PS: Wir weisen darauf hin, dass es sich bei den von uns genannten Kosten nur um Beispiele handelt und das wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Schauen Sie bei der Ermittlung Ihrer Abteilungskosten individuell nach den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Die Kostenstellenrechnung wird Ihnen konkreten Aufschluss geben. 

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